Empezar a importar café es un negocio que va más allá de una simple transacción: se trata de una aventura apasionante que te lleva a conectar directamente con el corazón de los países productores.

Hoy en día, el mercado del café se presenta como una excelente oportunidad para aquellos emprendedores visionarios que buscan no solo calidad en cada taza, sino también establecer relaciones comerciales éticas y responsables.

Importar café directamente de los productores no solo garantiza un producto de alta calidad, sino que también apoya a las comunidades productoras, asegurando una cadena de suministro más justa y transparente.

Sin embargo, navegar por el complejo mundo del comercio internacional de café presenta sus propios desafíos.

Desde entender las sutilezas de la calidad y las variedades de café hasta cumplir con las regulaciones de importación y exportación, cada paso es crucial para el éxito de tu negocio.

En este artículo, exploraremos los seis pasos esenciales para importar café, proporcionándote la guía definitiva para transformar tu pasión por el café en un emprendimiento próspero.

Al final del artículo te explicaremos los pasos específicos que has de seguir si quieres importar café en los Estados Unidos de América (EEUU). Haz click aquí para ir a esa sección.

¿Listo para dar el salto y comenzar tu propia tienda online de café? Sigue leyendo para descubrir cómo puedes convertir tu sueño en realidad y contribuir a un comercio más justo y sostenible.

¡Emprende hoy mismo y descubre el impacto positivo que tu negocio puede tener en el mundo del café!

1. Investiga las calidades y propiedades para importar café

Muchos emprendedores quieren importar café, bien porque quieren abrir mercados de cafés especiales, montar una tienda online, transformar productos a base de café o por cualquiera de las muchas otras ideas de negocio que requieren de café como insumo principal.

El problema es que no conocen nada acerca del café, su calidad, las formas en que se comercializa e incluso, la manera en que se produce.

Por tanto, la primera tarea que debes hacer si quieres importar café es estudiar.

Lo básico que debes saber si quieres importar café

Debes documentarte muy bien acerca de cómo se comercializa el café y convertirte en un experto. Debes tener mucha claridad al menos en estos aspectos:

a. La diferencia que hay entre un café pergamino, un café verde (trillado) y un café excelso (puro y sin defectos).

b. La calidad física del café y los defectos del café y la calidad en taza del café: De qué depende, como se determina y como varía el precio del café con relación a esa calidad.

c. Las diferencias entre cafés tipo Robusta y cafés tipo arábigos y su relación con la calidad en taza y con el precio en el mercado.

En nuestro artículo ¿Cuántas variedades de café existen? Guía de variedades encontrarás mucha información que te será útil

d. Los «blends» o mezclas de café:  Puesto que según el negocio que quieras emprender podría interesarte obtener mezclas de café robusta y arábiga, que es básicamente lo que hacen todas las grandes empresas tostadoras como Nestlé o Starbucks.

O tal vez quieras obtener cafés con tazas muy interesantes haciendo blends de distintas variedades de cafés arábigos.

e. Los tipos de procesos de fermentación que dan origen a cafés con tazas especiales y que por tanto tienen un precio más alto en el mercado.

Visita nuestro post Fermentación del café: El secreto de la calidad en taza y entérate de  como a partir de un mismo café se pueden obtener tazas distintas solamente variando los protocolos de fermentación.

2. Define tu Mercado Objetivo.

Para importar café debes determinar claramente qué tipo de café deseas comprar y los precios que estás dispuesto a pagar

Muchos emprendedores quieren comprar café directamente a los productores, pero no tienen claridad sobre qué tipo de café desean. Ni cuánto dinero estarían dispuestos a pagar por ese café.

Así que lo primero es determinar la calidad y tipo de café que quieres importar.

Y eso dependerá de tu mercado objetivo.

Entonces, sigue estos pasos y construye un perfil del café que te interesaría importar:

1. Define tu audiencia objetivo y canales de venta. No es lo mismo vender en tiendas físicas a un público general, que vender en cafeterías hipsters o en tiendas online por medio de plataformas de venta.
2. Identifica la variedad de café y la calidad física de grano que deseas.
3. Determina el tipo de café según el proceso de fermentación: Suave lavado, Honey o Natural.
4. Define  el perfil de taza que deseas en el café que vas a comprar.
5. Aclara si quieres un café que cuente con algún tipo de sello o estándar o si quieres un café de origen, un café de finca, un café orgánico o un café corriente.
6. Establece si quieres recibir el café en verde o tostado.
7. Si quieres café tostado define si lo quieres tostado en grano o molido y que tipo de tostión y de molienda necesitas.
8. Precisa el tipo de empaque en que quieres que te lo envíen y si el empaque irá o no con tu marca y logo o con la marca y logo del productor.
9. Estima un precio justo para ese café de acuerdo con los requerimientos de calidad que le vas a exigir al productor.
10. Y por último,  no pretendas obtener un café de calidad Premium, con atributos especiales en taza, sin defectos y además certificado, por el mismo precio que marca la Bolsa de N.Y. diariamente para un café de calidad estándar.

3. Calcula volúmenes.

Para importar café debes determinar el volumen de café que quieres mover.

Una vez tengas claridad de cuál es la calidad de café que quieres comercializar, debes determinar el volumen que vas a importar o a exportar.

Podemos distinguir dos tipos de cálculos a realizar:

1. Volúmenes mínimos para testear el mercado.
2. Volúmenes «normales» para realizar tu plan de negocio.

Esto es muy importante, porque hay unos topes mínimos y máximos permitidos para la exportación de café.

Importación y exportación de café en pequeñas cantidades.

En Colombia, en 2016 la Federación Nacional de Cafeteros FNC estableció un procedimiento simplificado para la exportación de café en pequeñas cantidades, facilitando a los pequeños y medianos productores que pudiesen exportar su café directamente.

Para ello se fijaron unos topes máximos correspondientes a 60 kg de café verde (trillado) o 50,4 kg de café tostado en grano o molido o 23 kg de café soluble o 23 kg de extracto de café que pueden ser exportados por día.

Y el monto de la exportación no debe sobrepasar los $5.000.

Estas cantidades deben ser enviadas por transporte aéreo a través de empresas de currier que han sido avaladas por la FNC como Feedex, DHL, Deprisa, Servientrega y 4-72.

De manera que los fletes son más costosos si se comparan con los de las grandes exportaciones de café que viajan en barco.

No es rentable importar y exportar menos de 100 libras de café.

Sin embargo, si estás probando distintos mercados y proveedores, quizás puedas asumir los costes, que puedes considerar «coste de aprendizaje».

Los volúmenes mínimos de café que puedes importar de forma rentable dependerán en gran medida de los costes asociados a la exportación, como son los fletes, impuestos, análisis químico de ocratoxina y costo del agente aduanero.

Para el caso de Colombia también se debe pagar USD $1,45 por cada 50 kilos de café que se vaya a exportar como contribución cafetera para el Fondo Nacional del Café.

Y la sumatoria de todos esos costos son casi iguales para exportar 2 libras o 100.

Para que te hagas una idea:

• Exportar 50 kilos de café tostado y molido desde Colombia hasta la ciudad de Quito en Ecuador, cuesta aproximadamente $800.
• De ese total, $180 corresponden al valor del flete, $75 al análisis químico de ocratoxina y $1,45 de contribución cafetera.

La comisión de la empresa exportadora es el 10% del valor FOB del café (precio del embarque en el país de origen).

Así que es necesario definir el volumen a importar o exportar  para poder determinar el costo final de cada libra de café puesta en el país de destino.

En éste ejemplo, cada libra de café puesta en Quito tendría un costo de $8.

Entre menos libras importes, más alto será el costo de cada una de ellas.

Pues el costo del análisis químico y del flete son  prácticamente los mismos para 6 o para 100 libras de café.  

Y entonces, si importas unas pocas libras , seguramente no tendrás ningún margen de utilidad al querer comercializar ese café.

Exportaciones de café en grandes cantidades

En el caso de exportaciones de volúmenes grandes de café, el precio de negociación con el exportador es precio FOB.

Es decir, precio del café puesto dentro del barco en el puerto de salida del país de origen.

Y el comprador debe asumir el resto de los costos como flete desde el país de origen hasta el país de destino, gastos de desembarque, aranceles, gastos de aduana y transporte al sitio final en el país de destino.

Si estas en otro país distinto a Colombia, deberás hacer las averiguaciones pertinentes con el organismo que controla las exportaciones e importaciones de café en tu país.

Ellos te dirán cuáles son los requisitos legales para hacer una importación o exportación de café.

4. Buscar los posibles proveedores para importar café

Este es tal vez uno de los pasos más difíciles y de mayor responsabilidad para quien decide emprender negocios que implican la importación de café.

Y cuando llegas a este punto es porque ya has superado los puntos anteriores.

Ya has definido qué tipo de café deseas, el volumen que necesitas, el tipo de empaque y el precio que estás dispuesto a pagar.

Entonces es el momento de empezar a buscar los proveedores.

Para hacerlo deberás recurrir a muchas fuentes y hacer un trabajo de investigación comercial muy juicioso.

Comienza por contactar directamente con asociaciones y cooperativas de caficultores de los países productores.

También puedes hacer búsquedas por internet, pues muchos pequeños y medianos  productores de café de buena calidad están montando sus páginas web.

Aquí mismo, en Qué Café puedes intentar contactar directamente compradores y productores de café. Has uso de él y empecemos a dinamizar el comercio justo del café. Pronto abriremos un foro para hacer que la experiencia sea más fácil!

Las muestras de café no son gratis

Luego de hacer los contactos, debes estar dispuesto a pagar por el envío de muestras de los cafés que te están ofreciendo.

No creas que las muestras son gratis. Pues como siempre, no falta el “vivo” que vive del “bobo”.

Anteriormente, muchos supuestos compradores de café contactaban con los productores, solicitaban muestras que se enviaban gratis y nunca concretaban ningún negocio.

Luego se descubrió que tenían cafeterías y ventas de café a expensas de las muestras de café que obtenían gratis.

Así que si eres un emprendedor serio, sabes lo que quieres y defiendes el comercio justo, estarás dispuesto a pagar por las muestras de café que hagan falta.

Hasta dar con la calidad de café que satisfaga tus expectativas.

Es importante conocer personalmente a tus proveedores de café

Los empresarios más serios que de verdad están en el mundo del café, viajan a conocer las fincas de sus proveedores.

Porque al visitarlos pueden ver todo el proceso, el origen del café, las condiciones en que se produce y probar de primera mano su calidad.

Pero si no estás en condiciones para invertir en los viajes, siempre tienes la opción de pagar por las muestras de café y tratar de hacer un tour virtual. Intenta conocer al equipo a través de plataformas de comunicación virtual y, de ser posible, pídeles que te «lleven» de paseo por las fincas y zonas de trabajo.

Así sabrás que tipo de café es el que estás comprando.

5. Opción A. Regístrate como Importador

Si quieres importar café debes estar registrado y tener licencia como importador.

Estos registros se realizan ante el órgano competente del comercio internacional en cada país.

Para el caso de Colombia el registro como exportador de café se realiza ante la Federación Nacional de Cafeteros porque ese es el ente que regula las exportaciones del café colombiano.

Al regístrate como importador de café, estás en la obligación de anexar la actividad de importación en tu registro único tributario RUT o el que haga sus veces en tu país.

Pues tendrás que pagar impuestos derivados de las ganancias que obtengas por la actividad de importación de café.

5. Opción B. Contrata empresas exportadoras y agentes aduaneros

Otra opción, si no quieres regístrate como importador o exportador, es contratar a una empresa exportadora de café y pagarle por el servicio.

O puedes recurrir a los servicios de un agente aduanero especializado en comercio internacional de café para que realice la operación y se encargue de todo.

En estos dos casos te cobrarán entre un 10 y un 15% del monto total de la exportación más todos los costos relacionados como fletes, impuestos y análisis químicos de calidad.

Eso sí, asegúrate de contratar a una empresa exportadora/importadora o a un agente aduanero de reconocida trayectoria en negocios con café y buena reputación.

De lo contrario podrías perder tu dinero y tu café.

6. Calcula bien tus flujos de caja.

Al importar café el pago se hace (generalmente) por adelantado.

Cuando al fin llegas a un acuerdo con el productor exportador de café, tú debes hacer el pago por adelantado.

El comprador debe pagar el 50% del costo total de la operación comercial para que se procese el pedido.

Una vez acreditado el pago, se inicia el trámite para hacer la exportación de café.

El comprador debe pagar el 50% restante cuando el café ya está listo, justo antes de hacerse el envío a país de destino.

De ahí la importancia de contar con experiencia en negocios internacionales si eres tú mismo el que va a exportar o importar café.

O de contar con los servicios de empresas exportadoras y agentes aduaneros serios y de reconocida reputación en el negocio del café.

Importar Café a Estados Unidos

Si quieres importar café a los Estados Unidos deberás conocer bien el funcionamiento de 3 agencias gubernamentales.

FDA (Food and Drugs Administration): la Administración de Alimentos y Medicamentos.

CBP (Customs & Border Protection): Aduanas y Protección Fronteriza

USDA (US Department of Agriculture): Departamento de Agricultura del los Estados Unidos.

1. Antes del envío: Asegúrate de que el país de origen esté claramente marcado en cada bolsa. Es necesario presentar un Archivo de Seguridad del Importador (ISF) no más tarde de 48 horas antes de la salida estimada de tu envío del último puerto extranjero.
2. Documentos de exportación: Se requiere un certificado de origen del país, responsabilidad del proveedor o del remitente.
3. En el momento de la entrada: Los granos enteros están libres de aranceles bajo el código HS 0901 (ver tabla más abajo), pero se aplicarán una Tarifa de Procesamiento de Mercancías y una Tarifa de Mantenimiento del Puerto. Se requerirá una fianza aduanera para despejar los bienes a través de CBP.
4. Inspecciones (FDA & USDA): Tanto la FDA como el USDA inspeccionarán tu envío. La FDA muestreará tu envío basándose en su tamaño.
5. Antes de la llegada: Para la USDA, se debe completar y enviar la solicitud de permiso para importar plantas o productos vegetales (USDA PPQ587). La FDA requiere un Archivo de Notificación Previa antes de la llegada de tu envío.
6. Registro: La FDA también exige el registro de todas las instalaciones alimentarias, tanto para importación como para exportación que manejen y procesen café.
7. Asegurarte de que tu documentación esté en orden antes de la llegada de tu envío ayudará a garantizar que tus bienes sean despejados de manera oportuna y económica.

Siguiendo estos pasos adicionales, podrás importar café a Estados Unidos de manera exitosa, asegurando que tu negocio cumpla con todas las regulaciones y requisitos necesarios.

Importar café a España / Importar café a Europa

Las reglas a seguir para importar café a España no son muy diferentes a las de importar café a otros países de la Unión Europea, si bien los organismo con los que tendrás que lidiar serán los correspondientes a cada país.

Importar café a España (o a la UE) requiere navegar por un complejo conjunto de regulaciones y estándares para asegurar la entrada exitosa de tu producto en el mercado.

A continuación, se destacan los consejos más relevantes sobre los requisitos que debe cumplir tu café para ser importado a España:

1. Cumplimiento con las Normas de Seguridad Alimentaria de la UE: Es fundamental que el café importado cumpla con las regulaciones europeas en materia de seguridad alimentaria.

Esto incluye límites estrictos en residuos de pesticidas, contaminantes como micotoxinas, y metales pesados. La Unión Europea aplica rigurosamente estas normas para proteger a los consumidores.

2. Certificaciones de Sostenibilidad y Calidad: Aunque no son obligatorias, las certificaciones como Fairtrade, Rainforest Alliance, y orgánicas pueden aumentar significativamente la competitividad de tu producto en el mercado europeo.

Estas certificaciones son símbolo de calidad y compromiso con prácticas de producción sostenibles y éticas.

3. Etiquetado y Empaque Adecuados: El etiquetado debe cumplir con las normativas europeas, proporcionando información clara sobre el origen, ingredientes y cualquier certificación relevante.

Además, el empaque debe garantizar la integridad y calidad del café durante el transporte y almacenamiento.

4. Preparación de la Documentación Necesaria: La importación de café a Europa requiere una documentación detallada, incluyendo certificados de origen, pruebas de cumplimiento con las normas de seguridad alimentaria, y, en algunos casos, certificados de sostenibilidad.

5. Adaptación a las Preferencias del Mercado Europeo: Entender y adaptarse a las tendencias y preferencias del mercado europeo es crucial para el éxito de tu producto.

Esto incluye la creciente demanda de café orgánico, de comercio justo, y especialidades únicas que ofrecen una experiencia de consumo diferenciada.

Siguiendo estos consejos y asegurando que tu café cumpla con los altos estándares y expectativas del mercado europeo, podrás facilitar el proceso de importación y posicionar tu producto de manera exitosa en uno de los mercados más competitivos y exigentes del mundo.

Puedes encontrar mucha más información en este artículo de CBI y en la web del Ministerio de Comercio del Gobierno de España.

CONCLUSIONES

Si quieres importar o exportar café debes aprender todo sobre la cadena productiva y el negocio del café.

También deberás estar registrado formalmente cómo importador o exportador según la legislación de tu país.

El costo de los fletes de pequeñas importaciones de café es siempre más oneroso que el de grandes cargamentos de café que viajan por barco.

Si no conoces bien el negocio de importación y exportación de café, cuenta siempre con el servicio de una empresa exportadora o un agente aduanero confiable.

Paga siempre el precio justo de acuerdo con la calidad de café que le estás exigiendo a tus proveedores.

Como siempre, esperamos que ésta información sea de utilidad para todas las personas que están buscando en la importación y exportación de café una posibilidad de negocio y de comercio justo que beneficie tanto a productores como a compradores.

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